每天我们都有各种各样的事情需要完成，有些是几天前或几个月前定好的，比如某个项目；有些突然冒出来的，比如一个请求帮助的用户或同事；有些事情我们可以很准确地预测完成的时间，比如：阅读一份报告；有些我们不知道要花多少时间，比如：排除程序里面的一个错误。然后我们还要应对各种干扰，比如：系统中了病毒；比如：突然感冒了；等等。很多时候一天下来感觉就是瞎忙8小时，什么成就都没有。更糟的情况是，项目的时间已经接近底线了，而手头除了一个毛病不断的程序之外，还有一堆的杂务。发愁不是解决办法，我们还是面对现实，看看一天下来我们到底可以干多少事情。

其实我推荐的方法非常简单，概括起来就是两个字——计划。对于计划我们一点都不陌生，但是我相信大多数人并不清楚如何制定一个可执行的计划和做到控制计划的执行。

制定一个良好的计划首要的事情是：拆分任务，所有计划都是为了完成一个任务的。而且这个任务通常都不是简单任务，否则我们不需要用计划来规划执行过程。接到一个需要计划的任务的时候，第一件事情是拆分任务。拆分任务有一个技巧，就是拆分出来的子任务每一个完成的时间预算为一天或者半天，也就是一天里你可以完成其中一个或两个小任务。一般情况下不要搞出需要几天来任务，对于这种任务需要继续拆分。比如写一个软件的需求可能需要一个星期的时间，那么我会先花半小时把需求的提纲列一下，然后拆分成每天一两章的小任务。如果你发现一些超过1天的任务，而你无法拆分得更小的话，通常表示你对任务的难度和具体内容并不是很清楚。这就是你可能延期的原因。解决的方法其中一种就是象上面那样先进一步把任务的内容搞清楚，另一种方法是给它安排更多的时间。有时候我们的确不知道如何拆分一些任务。因为他们充满了不确定性，比如我们的任务中要求我们学习一种新的技能，在你没有开始接触的时候你的确不知道如何分解这个任务，这样安排更多的时间，并期望你能够按时完成就是一个唯一的选择了。等到你真正进入这个任务并且能够进一步拆分任务的时候，你通常就会清楚你面临的困难，幸好的是时间充裕。你还是按前面的方法拆分这个任务了，并争取把时间节省下来。

  为什么我们不要让一个子任务的时间超过一天呢？这里有几个原因：

第一，我们比较容易控制一个工作日里的时间。上午的时间浪费了，下午可以想办法补回来，下午出了意外，我们还有晚上这个救命稻草。

第二，这样有紧迫感，今天的事情必须今天完成，不然你就浪费一天了，计划立刻就有延期的危险。如果你定的任务是3天的话，你可能会在3天发现计划要延期3天，而一天的任务会让你在下班的时候立刻知道计划极可能要延误一天了；

第三，出现干扰的情况比较少，如果每天干扰的次数是随机的，那么两天内出现干扰的机会肯定比一天多。将计划执行时的意外控制到最少是每个管理者的愿望，个人管理也是一样的。

第四，我们可以很快评估出自己的能力，如果你连续3天不能完成任务，那么很明显你高估了自己的能力，或者低估了难度。你有修改计划的必要。如果一个子任务的时间太长，你要很久以后（通常是项目快完的时候）才知道自己的能力并不是你想象的那么高。让你的伙伴尽快了解你出现的困难绝对是一件重要的事情。

拆分任务是第一步，下面是执行了。实际干活的时候肯定会出现干扰，我这里只建议两个字——专注。一旦你确定今天要干什么那么你的精力必须完全放在这上面。在这个意义上你可以坚决拒绝任何影响你完成当天任务的干扰，包括上司临时交待的其他任务！你可以给他看你的任务表，并申请延期，如果他答应得话。作为一个团队的管理员这个时候应该帮助团队的成员减少干扰，如果不能做到这一点的话。团队的管理员就需要承担被干扰者的任务，或者接受延期的方案。专注是非常重要的，否则任何计划都无法实施。当然，拒绝干扰的方法很多，这些更多的是人际交往的问题和计划执行关系不大了。然而我也有一个建议就是——在制定计划的时候留点余量。不要把你100%的能力都用上。这不是偷懒，这是一种现实的妥协，因为干扰和意外是不可避免的，而且一个人也不可能长期保持满负荷的运作。